Info Kegiatan :

.: KANTOR PERPUSTAKAAN 38 KABUPATEN/KOTA :.

Kabupaten Tulungagung

Profil Kantor Arsip Kabupaten Tulungagung

    

       

          

A. KELEMBAGAAN

NAMA INSTANSI : Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
KABUPTEN : TULUNGAGUNG
NAMA KEPALA : Drs. All MURTADI, Msi
ALAMAT INSTANSI : JI. Oerip Sumohardjo Nomor4 Tulungagung
TELP : 0355-327557
EMAIL : kantorpadtulungagung@mail.com

B. SEJARAH INSTANSI

I. Sejarah Keberadaan Lembaga Perpustakaan

1. Sebelum Tahun 1979 Perpustakaan dikelola oleh PENMAS dibawah naungan DEPDIKBUD diberi nama Taman Bacaan Masyarakat Kabupaten Tulungagung.
2. Sejak Tahun 1979 dialihkan ke Pemerintah Kabupaten Tulungagung dengan Nomor SK/HK 1/ 2 Mei 1979 Sub Bag Perpustakaan pada Bagian Hukum dan Ortala yang bertempat di gendung AR (Arena Remaja) yang pada saat ini dipakai menjadi gedung DPR Kabupaten Tulungagung.
3. Pada tahun 1988 pindah di utara alun-alun depan Pendopo Kongas Arum Kusumaning Bongso ikut Bagian Humas.
4. Setelan itu kelUar perda dengan Nomor 10 Tahun 1994 lepas dari Humas dan Perpustakaan berdiri sendiri yang dipimpin oleh Kepala Kantor Perpustakaan.
5. Tahun 2001 keluar Perda Nomor 26 Tahun 2001 Tanggal1 Maret 2001 dipimpin oleh Kepala Kantor Perpustakaan Eselon III dan Lima Eselon V, yang meliputi KTU, Kasi Akuisisi, Kasi Pembinaan, Kasi Deposit dan Kasi Pelayanan dan Referensi.
6. Tahun 2006 akhir Desember Kantor Perpustakaan pindah ke tempat baru yang berlokasi di JI Oerip Sumohardjo No 4 Tulungagung dengan lokasi yang luas dan tempat yang tenang dan asri dengan tempat parkir yang luas.

II. Sejarah Keberadaan Lembaga Kearsipan

1. Sebelum Tahun 1997 Keberadaan Tugas Kearsipan melekat pada Bagian Organisasi dan Tata Laksana Sekretariat Daerah Kabupaten Tulungagung.
2. Pada Tahun 1997 keluar Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 1997, tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kab. Tulungagung. Adapun Lokasi Kantor Arsip bertempat jadi satu lokasi dengan gedung Sekretariat Pemda di JI. A Yani Timur No. 37.
3. Pada Tahun 2001 keluar Perda Nomor 28 Tahun 2001 tentang tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kab. Tulungagung yang dipimpin oleh Kepala Kantor membawahi Kepala Sub Bag Tata Usaha, Kepala Seksi Program dan Pengembangan Kearsipan, Kepala Seksi Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, Kepala Seksi Akuisisi dan Pengelolaan Arsip serta Kelompok Jabatan Fungsional Arsiparis, dengan lokasi Kantor masih bertempat di Gedung Sekretariat Daerah s.d Tahun 2004.
4. Sejak Bulan Juni Tahun 2004 Lokasi Kantor Arsip berpindah ke tempat baru ke Desa Ketanon Kedungwaru yang merupakan eks Gedung Departemen Perdagangan Provinsi Tingkat I
5. Pada akhir tahun 2005 telah dibangunkan Depo Arsip dan ruang pengolahan yang cukup luas terletak di JI. Pangjend Sudirman VI No.4 Tulungagung yang merupakan eks sekolah SMEA Negeri di Kepatihan Tulungagung.
6. Sampai dengan sekarang depo masih tetap berfungsi namun ada perubahan nama jalan yaitu yang sebelumnya JI. P. Sudirman selanjutnya diganti : JI. Oerip Sumohardjo Tulungagung.

III. Sejarah Keberadaan Lembaga Kantor PAD

1. Pada Tahun 2008 Berdasarkan Peraturan Bupati No. 47 Tahun 2008 tanggal 28 Juli 2008, yaitu tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung.

C. STRUKTUR ORGANISASI SEKARANG

1. Kepala Kantor: Eselon III membawahi :
2. Kasub Bag Tata Usaha : Eselon IV
3. Kasi Perpustakaan: Eselon IV
4. Kasi Kearsipan : Eselon IV
5. Kasi Dokumentasi : Eselon IV
6. Kelompok Jabatan Fungsional

D. TUGAS DAN FUNGSI BIDANG KEARSIPAN

1. Seksi Kearsipan mempunyai tugas :

a. melaksanakan pembinaan pengembangan SDM aparatur kearsipan, sistem kearsipan, sarana prasarana kearsipan,
b. melaksanakan pengelolaan, penyimpanan, pengendalian, pemeliharaan dan penyusutan arsip in-aktif,
c. melaksanakan akuisisi, perawatan dan pelestarian arsip statis,
d. melaksanakan penyuluhan, pemasyarakatan dan pelayanan kearsipan, serta,
e. menyusun laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas sesuai bidangnya,
f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor.

E. PROGRAM UNGGULAN I PRIORITAS

1. Program Pendidikan Universitas Terbuka D-IV Kearsipan
2. Akuisisi dan penelusuran arsip bernilai sejarah
3. Pengelolaan dan Pemeliharaan Arsip in-aktif dan statis
4. Pengadaan Sarana Prasarana sesuai Standard Kearsipan
5. Pemasyarakatan dan Publikasi Kearsipan

F. JUMLAH ARSIPARIS

Tingkat Ketrampilan : 1 (satu) orang
Tingkat Keahlian : 1. (satu) orang
Petugas Kearsipan : 7 (tujuh) orang

G. PEDOMAN KEARSIPAN YANG DICIPTAKAN DAERAH

1. Keputusan Bupati Nomor 48 T ahun 1981 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Daerah Tingkat II Tulungagung
2. Peraturan Bupati Tulungagung Nomor 13 Tahun 2005 tentang Penyelamatan Arsip di Lingkup Pemerintah Kabupaten Tulungagung.

H. SARANA PRASARANA PENYIMPANAN ARSIP

1. Depo I ruang penyimpanan : ada Ukuran : 1m X 12 m
2. Terpisah dengan perkantoran : ya
3. Alat penyimpanan ; Rak Arsip, Roll Opeck, Filing Cabinet, Alman Arsip
4. Sarana Perawatan : Scanner Foto

I. PELAYANAN ARSIP

1. -Ruang layanan : ada
2. pengguna arsip : pemerintah, mahasiswa, peneliti, Pendidik, Sejarawan -Rata-rata pengguna tiap hari : -

J. KHASANAH ARSIP

No
Asal Arsip
Jumlah
Kurun Waktu
Jenis Arsip
1
Bagian Keuangan Sekretariat Daerah ( SPJ, Tender, Kontrak Kerja )
145 berkas
2002 – 2003
Tekstual
2
Kantor PMD (BANGDES) ( Profil – profil desa di Tulungagung, Lomba Desa )
405 berkas
1998 – 2002
Tekstual
3
Kantor Koperasi dan UKM ( Kredit Pertanian, Kredit UKM, Pendirian Koperasi, Badan Usaha )
1042 berkas
1996 – 2002
Tekstual
4
Kantor Kecamatan Rejotangan ( Pemilu 1977, Ijin Usaha, Umum, ijin usaha Angkutan, kependudukan )
564 berkas
1981 – 2003
Tekstual
5
Dinas PU PPW ( Berkas tender, IMB, Proyek – proyek Saluran irigasi )
5074 berkas
1994 – 2004
Tekstual
6
Badan Kepegawaian Daerah ( Kontrak kerja, SK kerja, Kebijakan Kepe - gawaian, mutasi – mutasi pejabat, Diklat )
2318 berkas
1998 – 2003
Tekstual
7
Bagian Umum ( Surat – surat masuk )
900 berkas
1992 – 2005
Tekstual
8
Badan Kesbang Linmas ( Pemilu ’99, partai politik ’99, anggota dewan (berkas partai, usulan partai )
1195 berkas
1994 – 1999
Tekstual
9
Dinas Perdagangan ( SIUP, Perindustrian di Tulungagung )
439 berkas
2002 – 2005
Tekstual
10
Dinas Pertanian (Budidaya, bibit, data kelompok tani, program insus polowijo, dll )
693 berkas
2002 – 2006
Tekstual
11
Kantor PMI (Berkas bulan bakti PMI, donor darah )
138 berkas
1994 – 2006
Tekstual
12
Bagian Umum Sekretariat Daerah ( sambutan – sambutan Bupati, SK Bupati, Perda )
707 berkas
1999 – 2004
Tekstual
13
Bagian Hukum Sekretariat Daerah (IMB, Produk hukum daerah, SK Bupati, Perda )
1212 berkas
1967 – 2003
Tekstual

14

Badan Kepegawaian Daerah
307 berkas
1967 – 2002
Tekstual
15
Badan Keuangan Sekretariat Daerah
2259 berkas
2003 – 2004
Tekstual
16
Badan Kepegawaian Daerah
1303 berkas
2005 – 2006
Tekstual

17

Bagian Keuangan Sekretariat Daerah
1427 berkas
2006 – 2007
Tekstual

ARSIP STATIS

No
Asal Arsip
Jumlah
Kurun Waktu
Jenis Arsip
1
Kantor BP – 7
( Bahan penataran P4, Penyuluhan 25 Jam, 45 Jam, dll )
223 berkas
1994 – 1998
Tekstual
2
Kantor Catatan Sipil
(Akte kelahiran tionghoa 1936, surat kematian, ganti nama tionghua, akte kelahiran WNI 1980 )
287 berkas
1936 – 1980
Tekstual
3
Kantor Mawil Hansip
(surat – surat keamanan, daerah, lingkungan)
118 berkas
1991 – 1997
Tekstual
4
Kantor Pembantu Bupati Campurdarat
(Bahan kegiatan kecamatan, tembusan ijin HO, Peraturan, sambutan upacara menteri )
124 berkas
1992 – 1997
Tekstual
5
Kantor Pembantu Bupati Ngunut
(Berkas-berkas Perda, Statistik, LHP (Laporan Hasil Progres Report), data-data statistik)
2171 berkas
1989 – 1998
Tekstual
6
       
7
       
8
       
9
       
10
       
11
       
12
       
13
       
14
       
15
       
16
       
17
       
18
       
19
       

20

       
21        
22        
23
       
24
       

25

       
26        
27        

 

K. HAMBATAN YANG DIHADAPI

1. Terbatasnya sarana dan prasarana yang memadai kebutuhan sesuai standard kearsipan untuk pengelolaan arsip.
2. Kurangnya tenaga SDM Kearsipan baik tenaga pengelola kearsipan dan fungsional arsiparis sehingga output hasil kinerjanya kurang maksimal.
3. Kurangnya perhatian dan kepedulian baik dari tenaga pengelola kearsipan ataupun dinas I instansi I lembaga pencipta arsip sehingga pengelolaannya kearsipan cenderung tidak sesuai dengan system kearsipan yang berlaku.

L. PESAN PIMPINAN

1. Perlu diupayakan terus pengembangan kualitas tenaga pengelola kearsipan I jabatan fungsional diantara melalui program pendidikan D-IV Kearsipan. Sehingga pada akhimya dinas I instansi memiliki petugas I tenaga yang mengelola dan menangani kearsipan secara professional dan outputnya diharapkan pengelolaan, penataan arsip dapat lebih teratur .
2. Perlunya pemasyarakatan dan publikasi kearsipan secara terus menerus kepada masyarakat baik aparatur pemerintah ataupun masyarakat luas sehingga lebih meningkatkan perhatian dan apresiasi masyarakat terhadap nilai pentingnya arsip.
3. Diharapkan diprogramkan secara terns menerus untuk kegiatan Sosialisasi Kearsipan, Bintek Kearsipan, Diklat Kearsipan, dan Diklat Penciptaan Jabatan Fungsional Arsiparis sebagai wahana untuk pengembangan di bidang kearsipan.

 

Database Grand Desain

Kabupaten Tulungagung
a Format 1      :  Format FM 01 (Data Umum Pelaksana di Daerah)
    Tahun 2012
b Format 2      :  Format FM 02 (Kesesuaian Rencana dan Realisasi)
    Tahun 2012
c Format 3      :  Format FM 03 (Perkembangan Pelaksanaan Kegiatan Internal)
    Tahun 2012
d Format 4      :  Format FM 04 (Check List Mekanisme Pelaksanaan)
    Tahun 2012